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16 Feb.

Benchmarking – Wie die Bochumer Verwaltung zum Vorbild für ganz Deutschland werden kann

Geht die Beantragung eines Anwohnerparkausweises in einer anderen Stadt schneller und effizienter, muss die Verwaltung in Bochum die Abläufe so ändern, dass das zukünftig auch in Bochum möglich ist. Der neue Anspruch der Verwaltung sollte nach Ansicht der STADTGESTALTER sein, in allen Bereichen immer zu den schnellsten und effizientesten Verwaltungen in Deutschland zu zählen.

Gemäß der Bochum Strategie will die Stadt Bochum Vorreiterin modernen Stadtmanagements sein. “Immer noch besser werden. Das ist unser Anspruch,” heißt es auf der entsprechenden Internetseite (Vorreiterin modernen Stadtmanagements). Die 15 Projekte, die zu diesem Thema aufgesetzt wurden, sind zwar allesamt sinnvoll (Projekte Vorreiterin modernen Stadtmanagements), doch ein Projekt, dass geeignet ist die Verwaltungsstrukturen so zu reformieren, damit diese sich stetig verbessern, gibt es bislang nicht. Eine systematische Verbesserung aller Verwaltungsabläufe ist bisher nicht vorgesehen. Dabei ist die Verwaltung in vielen Bereichen nach wie vor zu langsam und ineffizient (Bochumer Stadtverwaltung – zu oft zu langsam und ineffizient, Stadtverwaltung – viel zu oft viel zu langsam).

STADTGESTALTER wollen Anspruch an Verwaltung erhöhen

Um die Verwaltungsabläufe zu optimieren, schlagen die STADTGESTALTER vor, den Anspruch an die Verwaltung zu erhöhen. Die Verwaltung soll nicht nur immer besser werden, sie soll in allen Bereichen zu den schnellsten und effizientesten und damit besten gehören. Sie soll einem echten Vorreiter in Deutschland werden.

Das bedeutet, dass in allen Bereichen, die von der Bochumer Verwaltung erbrachten Leistungen mit denen anderer Städte verglichen werden sollten. Stellt sich heraus, dass in einer Stadt unter den gleichen rechtlichen Rahmenbedingungen, Dinge (Baugenehmigungen, Wohngeldanträge, Anmeldungen von Hunden usw.) schneller, unbürokratischer und effizienter abgearbeitet werden als in Bochum, dann sollte die Verwaltung verpflichtet werden, die entsprechenden Verwaltungsabläufe zeitnah so umzuorganisieren, dass man mindestens genauso gut wird wie die zum Vergleich herangezogenen Städte oder sogar noch besser.

Kann zum Beispiel der Anwohnerparkausweis in anderen Städten digital in Echtzeit beantragt und ausgestellt werden, dann sollte die Stadt das auch in Bochum ermöglichen. Ist in anderen Städten die gleichzeitige Anzeige von Hunden beim Ordnungsamt und zur Besteuerung in einem Schritt online unter sofortiger Erteilung einer digitalen Hundemarke möglich, dann sollte das auch in Bochum gehen. Werden Baugenehmigungen, Wohngeld- oder Einbürgerungsanträge in anderen Städten in viel kürzerer Zeit bearbeitet als in Bochum, dann sind die Verwaltungsabläufe auch in Bochum so zu organisieren, dass mindestens gleich lange Bearbeitungszeiten, wenn nicht sogar kürzere erreicht werden.

Benchmarking

Maßstab für die Verwaltung der Stadt Bochum, sollte nach Meinung der STADTGESTALTER sein, die Verwaltungsangelegenheiten mindestens genauso schnell, unbürokratisch wie effizient zu erledigen, wie dass die im jeweiligen Bereich besten Verwaltungen in Deutschland tun. So kommmt die Stadt ihrem Ziel Schritt für Schritt näher, Vorreiter im Stadtmanagement zu werden.

Die Bochumer Stadtverwaltung sollte also systematisch schauen, wie andere Verwaltungen Abläufe organisieren und sich die Kommunen zum Vorbild nehmen, wo Dinge besser funktionieren als in Bochum. In der Ökonomie nennt sich dieses Vorgehen Benchmarking.

Auch Einwohner und Einwohnerinnen sollen Anregungen für Optimierungen geben

Neben der Anwendung von Benchmarking auf alle Abläufe durch die Stadtverwaltung selbst, schlagen die STADTGESTALTER zudem vor, auch die Bochumer und Bochumerinnen in die Suche nach Verbesserungspotentialen einzubinden. Diesen sollte die Möglichkeit ergeben werden, der Verwaltung zu melden, wo Abläufe in anderen Städten, schneller, bürokratischer und effizienter abgewickelt werden als in ihrer Heimatstadt. Die Verwaltung sollte dann verpflichtet sein, diesen Meldungen nachzugehen und wenn gleiche rechtliche Rahmenbedingungen vorliegen, eine entsprechende Optimierung der Verwaltungsabläufe vorzunehmen.

Zukünftig soll für die Bochumer und Bochumerinnen quasi ein Anspruch bestehen, dass ihre Angelegenheiten immer so optimal wie möglich behandelt werden. Bochum sollte in allen Bereichen Vorreiter werden, dies muss auch in der Art und Weise sichtbar werden, wie sämtliche Verwaltungsangelegenheiten behandelt werden.

Änderung des Leitbilds der Stadtverwaltung

Zudem sind die STADTGESTALTER der Ansicht, dass die Verwaltung auf die Bedürfnisse der Einwohner und Einwohnerinnen, also ihren Kunden, fokussiert werden sollte. Die Verwaltung sollte vorrangig den Kunden dienen, bisher haben jedoch die Bedürfnisse der Beschäftigten Vorrang. Dauert zum Beispiel die Beantragung von Wohngeld Monate oder sind die Parks sonntags vermüllt, dann werden diese Mängel nicht abgestellt, weil eine Umorganisation zu Lasten der Beschäftigten gehen würde, etwa Sonntagsarbeit bedeuten könnte. Also haben die Einwohner und Einwohnerinnen das Nachsehen, ihnen wird zugemutet mit den Folgen der schlechten Verwaltungsorganisation zu leben. Muss die Verwaltung entscheiden, den Beschäftigen etwas zuzumuten oder den Bochumer und Bochumerinnen fällt die Abwägung bisher fast immer zu Ungunsten der Letztgenannten aus. Selbst wenn die Mängel in der Verwaltungsorganisation für die Einwohner und Einwohnerinnen massive Nachteile bedeuten, sie etwa Ärger mit den Vermietenden bekommen, weil der Wohngeldantrag über Monate in der Verwaltung nicht bearbeitet wird, sie keinen guten Job finden, weil die Einbürgerung sogar bis zu zwei Jahren dauern kann oder Unternehmen ihre Investition nicht realisieren können, weil der Bauantrag in der Verwaltung auf dem großen Stapel ganz unten liegt.

Dabei sind die Einwohner und Einwohnerinnen diejenigen, die dafür sorgen, dass die Verwaltungsbeschäftigten eine Arbeit haben. Bochumer und Bochumerinnen bezahlen mit ihren Steuern und Abgaben die Gehälter der Beschäftigten. Die Beschäftigten werden angestellt als Dienstleister für die Menschen, die in Bochum leben. Bisher ist die Haltung in der Verwaltung allerdings oft noch so, dass Dankbarkeit bereits dafür erwartet wird, dass man sich überhaupt mit den Belangen der Einwohner und Einwohnerinnen beschäftigt. Darüber hinaus gehende Ansprüche und Erwartungen an schnelle, unbürokratische und effiziente Abläufe werden dagegen oft noch als unangebracht betrachtet.

Verwaltung führt bisher Eigenleben

Die Verwaltung führt in weiten Teilen ein auf sich selbst fokussiertes Eigenleben, in dem die Bochumer und Bochumerinnen nur nachrangig eine Rolle spielen. So müsste es vordringliches Ziel der Verwaltung sein, nicht mehr auszugeben, als an Einnahmen von der Stadt für die Verwaltung bereitgestellt werden kann. Es kann also nicht mehr Personal eingestellt und für Personal ausgegeben werden, wie städtisches Geld dafür verfügbar ist. Es verbietet sich, immer mehr Menschen einzustellen und damit den städtischen Haushalt in den Ruin zu treiben. Denn immer weiter steigende Personalkosten mit neuen Schulden zu finanzieren, geht zu Lasten der Menschen, die in der Stadt leben. Dieser Zusammenhang wird bisher in der Stadtverwaltung ignoriert.

Eine verantwortungsvolle Verwaltung, die mit Priorität auf die Bedürfnisse der Menschen ausgerichtet ist, schafft nicht 1.285 zusätzliche Stellen, und bringt damit den städtischen Haushalt mit einem Haushaltsdefizit von 88 Mio. (2025) bzw. 113 Mio. (2026) in Schieflage, weil sie nicht bereit ist, die städtischen Personalkosten in Grenzen zu halten, sondern diese unkontrolliert wachsen lässt (um 185 Mio. Euro von 2015 bis 2026, +60 %: 180 Mio. Defizit – Haushaltsnotlage 2.0 – Die Ursachen). Eine Stadtverwaltung, die im Sinn der Menschen handelt, die in der Stadt leben, organisiert sich so, dass die Kosten, die sie verursacht, sich an den Einnahmen der Stadt orientieren. Dazu ist die Bochumer Verwaltung bisher nicht bereit, sie sieht nur sich, und meint ihre Bedürfnisse über die Interessen der Einwohner und Einwohnerinnen stellen zu können. Den negativen Folgen, der maßlosen und unkontrollierten Ausweitung der Bürokratie für die Menschen, die in der Stadt leben, steht sie gleichgültig gegenüber.

Die Effizienz der Verwaltung sollte vom Kunden her definiert werden

Die STADTGESTALTER wollen, dass die Bochumer und Bochumerinnen zukünftig im Mittelpunkt allen Verwaltungshandeln stehen. Die Bedürfnisse und Interessen der Menschen sollen in allen Bereichen des Verwaltungshandelns Priorität erhalten. Die “Kunden” sollen auch bei der Verwaltung die “Könige” sein. Das bedeutet auch, die Effizienz der Verwaltung sollte zukünftig vom Kunden her definiert werden. Die Aufgabe der Verwaltung ist es, Zumutungen (z.B. lange Bearbeitungszeiten, umständliche Abläufe) für die Bochumer und Bochumerinnen zu minimieren, auch wenn dadurch nach Ausschöpfung aller Optimierungspotentiale im Einzelfall Mehrkosten unvermeidlich sind.

Erst die Erhöhung des eigenen Anspruchs, konsequentes Benchmarking und ein auf die Belange der Einwohner und Einwohnerinnen ausgerichtetes Leitbild der Verwaltung können bewirken, dass die Stadt Bochum zu einer echten Vorreiterin modernen Stadtmanagements wird. Ein solche Vorbildposition würde auch die städtischen Beschäftigten motivieren. Sie arbeiten nicht mehr nur für irgendeine Verwaltungsbehörde, sondern für die, die in ganz Deutschland als vorbildlich angesehen wird. Das wiederum sollte es der Stadt leichter machen, neue Beschäftigte zu finden.

15 Jan.

Verwaltung wird immer teurer, Geld fehlt für Zukunftsinvestitionen

Im Zeitraum von 2015 bis 2024 werden die Kosten der Verwaltung um 120,4 Mio. Euro steigen. Das sind pro Einwohner*in 331 Euro mehr im Jahr. Die Zahl der Stellen wächst um 900. Das Geld für die Verwaltung fehlt im Stadthaushalt für Zukunftsinvestitionen. In anderen Großstädten kostet die Verwaltung deutlich weniger.

Seit Thomas Eiskirch (SPD) Oberbürgermeister ist, wurde immer mehr städtisches Geld in die Stadtverwaltung gepumpt, das für Investitionen in Schulen, Klimaschutz, Stadtgestaltung, moderne Mobilität, KiTa-Plätze usw. fehlt. Seit 2015 explodieren die Kosten der Verwaltung. 2024, wird der städtische Personalaufwand um 38% gegenüber 2015 gestiegen sein. Die Zahl der Vollzeitstellen wird dann in nur 10 Jahren um 900 angewachsen sein. Das sind 18% mehr Stellen als 2015. Statt 313,5 Mio. Euro sollen in Bochum 2024 433,9 Mio. Euro für das Personal der städtischen Verwaltung ausgeben werden. Somit steigt der Personalaufwand in einem Jahrzehnt um 120,4 Mio. Dabei sind in der Personalkostensteigerung die Mehrkosten für Büros, EDV- und sonstige Ausstattung, die für 900 neue Beschäftigte benötigt werden, noch gar nicht enthalten.

Entwicklung Personalaufwand und Stellenzahl

    Betrugen die jährlichen Kosten der Verwaltung pro Einwohner und Einwohnerin 2015 noch rund 860 Euro, werden es 2024 fast 1.200 Euro sein (+38%). Auch der Anteil der Personalaufwendungen an den gesamten Aufwendungen der Stadt stieg leicht von 25% auf 26%.

    Immer mehr Personal und Kosten, aber kaum Leistungssteigerung bei der Verwaltung

    Trotz stagnierender Einwohnerzahl und Digitalisierung, benötigt die Stadt immer mehr Personal um ihre Aufgaben zu erfüllen. Sicher muss die Stadt 2024 mehr Aufgaben bewältigen als noch 2015., die Explosion von Personalkosten und Stellen rechtfertigt das jedoch nicht. Bei der massiven Steigerung der Kosten sollten die Einwohner*innen zudem erwarten können, dass sich Leistung und Geschwindigkeit der Verwaltungsarbeit in gleichem Maß erhöhen wie die zusätzlichen Kosten. Das ist allerdings nicht festzustellen.

    Die Verwaltung kann ihre eigenen Zeitplanungen immer öfter nicht einhalten (Stadtverwaltung – viel zu oft viel zu langsam), erhebliche Verzögerungen von Projekten und Bearbeitungen sind mittlerweile eher die Regel als die Ausnahme (Städtische Bauprojekte im Schnitt 0,8 Mio. teurer sowie 1 Jahr und 3 Monate später fertig als geplant).

    Seit Jahrzehnten rechtfertigt die Verwaltung massive Defizite bei der zeitlichen Umsetzung von Ratsbeschlüssen reflexartig mit Personalmangel. Bei der Realisierung des Radwegekonzeptes und Radinfrastrukturprojekten zum Beispiel schon seit nunmehr 23 Jahren (seit 1999, Trauriges Jubiläum – 20 Jahre Radkonzept, kaum Zählbares passiert). Angesichts der erheblichen Zunahme an Stellen, sind solche Rechtfertigungen jedoch mittlerweile unglaubwürdig. Entweder handelt es sich um Ausreden oder die Verwaltung war trotz des massiven Stellenzuwachses in 23 Jahren unfähig eine effiziente Abarbeitung entsprechender Ratsbeschlüsse zu organisieren.

    Auch der Personalmangel im Ausländerbüro (Zustände im Ausländerbüro sind seit drei Jahren untragbar) ist angesichts der erheblichen Stellenzunahme gerade in den letzten Jahren nicht durch zu wenig Personal zu erklären, die Ursache scheint vielmehr darin zu liegen, dass zusätzliches Personal nicht dort zum Einsatz kommt, wo es dringend erforderlich wäre.

    Kalkulation von Personalaufwand und Stellenzahl

    Um die Entwicklung von Personalaufwand und Stellenzahl seit 2015 zu betrachten, müssen in Bochum drei Bereiche berücksichtigt werden: Die Verwaltung selbst, die Zentralen Dienste, in die wesentliche Dienstleistungen der Verwaltung ausgegliedert wurden und die Wasserwelten GmbH, in die ab 2018 der Betrieb der städtischen Bäder der Stadt ausgelagert wurde.

    Personalaufwand, Verwaltung Bochum

      Ein erheblicher Personalzuwachs wie eine deutliche Zunahme der Personalkosten ist sowohl bei der Verwaltung wie den Zentralen Diensten festzustellen. Das für den Betrieb der städtischen Bäder erforderliche Personal wurde 2018 von den Wasserwelten übernommen, wird aber noch im städtischen Stellenplan 2018/19 aufgeführt, weshalb bei der vorliegenden Kalkulation die Stellen bei den Wasserwelten erst ab 2020 berücksichtigt werden. Aus den Wirtschaftsplänen der Wasserwelten geht nicht hervor, ob sich die Stellenzahl dort seit 2018 verändert hat, sie wurde daher ab 2018 unverändert fortgeführt.

      Stellenzahl, Verwaltung Bochum

        Die bei den Zentralen Diensten beschäftigten Beamten werden weiterhin im städtischen Stellenplan aufgelistet und wurden in der vorliegenden Kalkulation daher nicht bei den Stellen der Zentralen Dienste eingerechnet.

        Immer wieder werden Stellen zwischen Verwaltung und Zentralen Diensten hin und her geschoben, insbesondere 2019 und 2023, so dass der Stellenplan der Verwaltung für sich gesehen hinsichtlich der Entwicklung der Stellenzahl der gesamten Verwaltung nicht aussagekräftig ist. Bis 2017 wurden in den Daten zum Haushalt die Personalaufwendungen noch ohne Zuführungen zu den Pensionsrückstellungen ausgewiesen, folgerichtig wurden die Daten für die Jahre 2015 bis 2017 um die entsprechenden Versorgungsaufwendungen erhöht.

        Die Hinweise zur vorliegenden Kalkulation zeigen, die Entwicklung von städtischen Personalausgaben und deren Entwicklung ist intransparent und für die Bürger*innen nicht nachvollziehbar. Das sollte für die Zukunft geändert werden.

        Die sich massiv erhöhenden Personalkosten gehen einher mit einer stark sinkenden Investitionstätigkeit der Stadt. Sind im Stadthaushalt für 2023 noch 292 Mio. Euro für Investitionen eingeplant, sind es 2027 nur noch 121 Mio. (Abnahme: -171 Mio. Euro, -41%). Das Geld das mehr für die Verwaltung ausgegeben wird fehlt bei den Investitionen in die Zukunft der Stadt.

        Geplante Investitionen, Stadt Bochum, Auszug Präsentation zur Einbringung des Haushalts 2023/24

          Spitzenplatz bei den Personalkosten für Bochum

          Vergleicht man die Kosten für das städtische Personal mit den Personalaufwendungen anderer Großstädte, sieht man, es geht auch deutlich günstiger. Bezogen auf das Jahr 2020, belegt Bochum bei den Personalaufwendungen pro Kopf der 10 größten Städte von NRW den Spitzenplatz. Beachtet werden muss allerdings, dass auch bei einigen anderen Städten Verwaltungspersonal in städtische Eigenbetriebe ausgegliedert und daher in den Stellenplänen der Verwaltung nicht ausgewiesen wird. Eine Ausgliederung von zentralen Verwaltungsstellen in der Größenordnung wie in Bochum mittels der Zentralen Dienste ist in anderen Städten allerdings nicht festzustellen.

          Städtevergleich Peronalaufwand

            Betrachtet man bei den Großstädten, deren Personalkosten 2020 unter 1.000 Euro pro Einwohner/in lagen, die geplanten Personalausgaben für 2024, dann liegen diese zwischen 144 und 294 Euro pro Kopf und Jahr niedriger als die in Bochum. Es sollte in Bochum also ebenfalls möglich sein den Personalaufwand um 125 bis 250 Euro pro Einwohner/in und Jahr zu senken. Das würde eine Ersparnis im Haushalt von 45 bis 90 Mio. Euro im Jahr bedeuten. Dieses Geld stünde dann jedes Jahr zusätzlich bereit, um es in z.B. Schulen, Bildung, KiTa-Plätze, Stadtgestaltung, Mobilitätswende und andere Dinge zu investieren.

            Verwaltungsreform unumgänglich

            Um die ausufernden städtischen Personalaufwendungen zu senken, bedarf es dringend einer grundlegenden Verwaltungsreform, bei der alle Verwaltungsabläufe untersucht und optimiert werden. Mängel in der Verwaltungsorganisation durch immer mehr Personal lösen zu wollen, funktioniert nicht. Wie sich In Bochum zeigt, werden die Verwaltungsabläufe trotz immer mehr Beschäftigter nicht kürzer, sondern immer länger.

            Die Lösung ist also nicht mehr Personal, stattdessen müssen die Verwaltungsabläufe effektiver werden. Personal muss da bevorzugt eingesetzt werden, wo es erforderlich ist. Wie die Explosion von Personalaufwand und Stellen zeigt, kann die Verwaltung eine entsprechende Verwaltungsreform nicht selbst stemmen. Die Potentiale für Effizienzsteigerungen müssen durch unabhängige externe Berater*innen untersucht und aufgezeigt werden.

            Erst die Bedürfnisse der Einwohner*innen, dann die Wünsche der Verwaltung

            Auch muss sich die Haltung der Politik ändern. Primäre Aufgabe der Politik ist nicht das Wohlergehen der Verwaltung sicher zu stellen und deren Wünschen nach mehr Beschäftigten und möglichst wenig Veränderungen der Organisationsabläufe nachzukommen. Vielmehr ist es Aufgabe der Politik sicher zu stellen, dass die Verwaltung so organisiert ist, dass sie den Bedürfnissen der Einwohner*innen hinsichtlich schneller und effizienter Bearbeitung ihrer Anliegen bei möglichst geringen Kosten gerecht wird. Dass dabei die Rechte und Bedürfnisse der Beschäftigten der Verwaltung ebenfalls hinreichend berücksichtigt werden müssen. ist selbstverständlich. Dass aber z.B. eine grundlegende Verwaltungsreform scheitert, weil die Verwaltung systematische Untersuchungen der Abläufe durch externe Berater*innen ablehnt, darf kein Hinderungsgrund sein, diese im Sinne der Einwohner*innen gleichwohl durchzuführen.

            Bochum ist vom Ziel Vorreiterin modernen Stadtmanagements zu sein weit entfernt

            Wesentliches Ziel der von Oberbürgermeister Eiskirch initiierten Bochum Strategie ist, Bochum soll Vorreiterin modernen Stadtmanagements werden (Vorreiterin modernen Stadtmanagements, Zielbild 2030:). Dazu gehört eine effiziente, schnelle Verwaltung. Explodierende Personalkosten und ausufernde Stellenzahlen sind hingegen kein Kennzeichen für modernes Stadtmanagement. Der Oberbürgermeister ist Chef der Verwaltung, bisher sieht es nicht so aus, als sei es ihm möglich das selbst gesetzte Ziel zu erreichen.