Viele Aufgaben erfüllt die Bochumer Verwaltung nur unzureichend. So lässt die Pflege und Unterhaltung der Grünflächen und Straßen zu wünschen übrig, die Instandhaltung und Entwicklungsplanung bei den Schulen oder die Verfolgung von Parkverstößen und anderen Ordnungswidrigkeiten. Das schaffen andere Städte besser. Aber warum funktioniert es in Bochum nicht?

Personal hat die Stadt mehr als genug

Landläufig wird als Grund genannt, die Stadtverwaltung habe nicht genug Personal. 2008 verfügte die Verwaltung über 4.226,58 Stellen (1.363,33 Beamte und 3.063,25 Tarifangestellte), 2018 sind es 4.606,85 Stellen (1.257,98 Beamte und 3.348,87 Tarifangestellte). Die Zahl der Stellen hat sich in 10 Jahren somit deutlich erhöht, an Personal dürfte es somit nicht mangeln. In 10 Jahren hat zwar auch die Zahl der Aufgaben zugenommen, auf der anderen Seite müssten Digitalisierung und Mechanisierung die Arbeitseffizienz jedoch deutlich erhöht haben. Darüber hinaus ist die Zahl der von der Verwaltung zu betreuenden Einwohner im betrachteten Zeitraum um über 13.000 Menschen gesunken.

Ineffiziente und schlecht organisierte Abläufe

Betrachtet man die Verwaltung und die Verwaltungsabläufe etwas näher bestätigt sich, dass die Probleme nicht in fehlendem Personal begründet ist, sondern in ineffizienten und schlecht organisierten Abläufen. Was in vielen Städten bereits digital abgewickelt wird, z.B. in den Bürgerbüros und im Straßenverkehrsamt, wird in Bochum noch mit Terminen und Handarbeit abgewickelt. Dass die Einwohner Formulare bequem zu Hause aufüllen können und die Daten vorab an die Verwaltung senden können, ist in den meisten Bereichen der Verwaltung nach wie vor nicht möglich.

Auch verwaltungsintern ist Digitalisierung immer noch ein Fremdwort. Die digitale Akte befindet sich immer noch in der Einführung. Viele Bereiche kennen sie noch nicht. Nur eine sehr kleine Zahl von Mitarbeitern verfügt über transportable Tablets oder Notebooks. Man trifft sich mit Ordnern und druckt vor einer Besprechung sämtliche Mails aus, um diese beim Meeting verfügbar zu haben. Das kostet viel Zeit und Papier. Skype-Besprechungen oder Arbeiten auf kooperativen Online-Plattformen, die in Unternehmen lange zum Arbeitsalltag gehören, kennen die Mitarbeiter nur aus Science-Fiction-Filmen, selbst an einfachen Dingen wie Besprechungsräumen fehlt es.

Die Arbeitsabläufe sind häufig absurd kompliziert und langwierig. Will sich zum Beispiel Mitarbeiter A mit Mitarbeiter B eines anderen Dezernates treffen, müssen zunächst seine Vorgesetzten zustimmen. Auf Dezerneneten-Ebene muss das Treffen abgesprochen werden, bis dann Mitarbeiter B das OK über alle Hierarchieebenen kommt, dass das Treffen tatsächlich stattfinden kann. Ein erheblicher Teil der Arbeitszeit geht für unnötige Bürokratie drauf. Das frustriert Mitarbeiter und geht zu Lasten der Mitarbeitermotivation.

Mehr Leitungs- und Verwaltungsstellen, weniger einfache Mitarbeiter vor Ort

Fünf Hierarchieebenen leistet sich die Verwaltung: Dezernent, Amtsleitung, Abteilungsleitung, Sachgebietsleitung und einfache Mitarbeiter. Im schlechtesten Fall muss die Entscheidung eines Sachbearbeiters von vier Vorgesetzten gegengelesen und abgezeichnet werden. Das kann dauern, wenn auch jeder Ebene zu einem Vorgang noch Änderungs und Ergänzungswünsche, Absprachebedarf und anderes besteht. Arbeitszeit versickert ohne Ende nutzlos in der Bürokratie. Dabei wären drei bis vier Hierarchiebenen völlig ausreichend: Amts-, Abteilungs- und Sachgebietsleistungen ließen sich auf zwei, teilweise auf eine Ebene reduzieren.

Der starke Hang der Verwaltung sich selbst zu verwalten, lässt sich daran erkennen, dass die Zahl der einfachen, häufg betrieblichen Mitarbeiter vor Ort über die Jahre immer weiter abnimmt, die Zahl der Leitungs- und Verwaltungmitarbeiter dagegen immer weiter zunimmt. Beispiel technischer Betrieb: Auf dem Papier hat die Zahl der Vollzeitstellen von 2009 zu 2018 von 572,50 auf 546,19 abgenommen. Die Zahl der tatsächlich Beschäftigten ist jedoch nahezu gleich geblieben (535,33 zu 533,73). Abgebaut wurden somit ohnehin unbesetzte Stellen.

Gab es 2009 noch 514 Stellen im Betrieb des technischen Dienstes, sind es heute nur noch 457 (-11 %). Dafür ist die Zahl der Leitungsstellen von 9 auf 12 (+33 %) angewachsen und die Zahl der Stellen in der Verwaltung von 26,5 auf 47,19 (+78 %). Das Ergebnis, die Mülleimer in den Parkanlagen werden mangels Mitarbeitern nicht geleert, selbst wenn es dringend erforderlich wäre. Dafür gibt es mehr Verwaltungsmitarbeiter, die intern den Betrieb leiten und verwalten. Die Verwaltung bläht sich selbst auf, sie wird nicht effizienter, sondern schafft immer mehr Bürokratie und wird immer teurer, denn die neu geschaffenen Leitungs- und Verwaltsungsstellen kosten deutlich mehr als die wegfallenden Stellen im Betrieb.

Ein weiteres Problem, Leistungstellen, werden häufig nicht mit den am besten geeigneten Mitarbeitern besetzt, nicht selten entscheidet z.B. das Parteibuch. So erklärt sich die ungewöhnliche Häufung von Mitarbeitern mit einem roten Parteibuch in Führungspositionen. Oft gilt, ohne das richtige Parteimitgliedschaft keine Karriere. Das frustriert wiederum die guten und engagierten Mitarbeiter, die sich übergangen fühlen und deren Leistungsbereitschaft unter solchen Umständen sinkt.

Frustration, mangelnde Motivation und fehlende Anerkennung sind wiederum wesentliche Ursachen für den hohen Krankenstand in der Stadtverwaltung. 9,2 % der städtischen Mitarbeiter waren 2016 krank, in Durchschnitt lag die Krankenquote in Deutschland bei nur 4,18 % (2016).

Mehrheit in der Politik schreckt bisher vor Neuorganisation zurück

Die beschriebenen Misstände in der Verwaltung sind offensichtlich. Trotzdem schreckt die Mehrheit in der Politik vor einer grundsätzliche Neuorganisation zurück. Ein großer Teil der Menschen in der Verwaltung wünscht sich Veränderungen, mehr eigene Entscheidungskompetenz, mehr Wertschätzung, weniger interne Bürokratie und Hierarchiedenken, mehr und gerechtere Aufstiegschancen, zeitgemäßere Ausstattung und Arbeitsmethoden. Doch in den Führungsebenen scheint der Wille an den bestehenden Strukturen festhalten zu wollen bislang größer zu sein. Das mag daran liegen, dass die Überschneidungen der Führungsebene der Verwaltung und der Politik aus den schon geschilderten Gründen groß ist. Die Führungsebene der Verwaltung hat aufgrund der vielfältigen personellen Überschneidungen einen großen Einfluss auf die Politik der SPD. Es ist daher kaum verwunderlich, dass die dringend erforderliche Neuorganisation nicht nur von der Verwaltung selbst, sondern auch von der Rot-/Grünen-Mehrheit im Rat verschleppt wird.

Die SPD in der Zwickmühle

Doch ohne grundlegende Neuorganisation wird es nicht möglich sein, die Verwaltung in die Lage zu versetzen, ihre Aufgaben zu erfüllen. Die SPD befindet sich in einer Zwickmühle, entweder kann sie endlich den Wünschen der Bürger nachkommen und die Voraussetzungen schaffen, dass die Verwaltung zukünftig Grünflächen und Straßen vernünftig pflegen und unterhalten kann, die Schulen vorbildlich in Schuss halten, weiter entwickeln und ausstatten sowie dafür sorgen kann, dass Verkehrsverstöße und Ordnungswidrigkeiten nachhaltig unterbunden werden. Oder die SPD gibt weiterhin den Beharrungskräften aus der eigenen Partei nach und verschont die Verwaltung von den dringend erforderlichen Veränderungen.