Seit 2020 bekommt die Stadt die Lage im Ausländerbüro nicht in den Griff. Die Bearbeitung von Einbürgerungsanträgen dauert 12 bis 18 Monat, teilweise noch länger. Der Aktenstau liegt immer noch immer bei inakzeptablen 4.000 Akten. Der Stadt fehlt der nötige Respekt für die Bedürfnisse und Anliegen der Antragsteller*innen.

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Die Aufgaben im Ausländerbüro sind, insbesondere rechtlich, anspruchsvoll. Verfahren zur Einbürgerung, sowie zur Erlangung von Aufenthalts- und Arbeitsgenehmigungen müssen rechtssicher abgewickelt werden. Auf der anderen Seite muss aber auch eine zeitnahe und effektive sowie kundennahe Bearbeitung gewährleistet werden. Bochum will Vorreiter beim modernen Stadtmanagement sein. Im Ausländerbüro zeigt sich allerdings, die Stadt kann in diesem Amt ihren eigenen Ansprüchen bisher nicht ansatzweise gerecht werden.

Art und Weise der Bearbeitung der Fälle inakzeptabel

Die Art der Bearbeitung der Fälle im Ausländeramt ist in vielerlei Hinsicht inakzeptabel. Es gibt keine funktionierende Terminvergabe mehr. Ab 6 Uhr bildet sich eine Schlange vor dem Amt, das erst um 8 Uhr aufmacht. Dann fragen Mitarbeiter*innen, die das Warten organisieren sollen, ab, wegen welcher Angelegenheit die Menschen anstehen. Diejenigen, deren Angelegenheiten nicht dringlich erscheinen, werden nach Hause geschickt. Laut Internet kann man Termine online buchen, tatsächlich versteht die Stadt unter “Online-Terminvergabe” einen Button, mit dem das Mailprogramm aufgerufen wird und ein Termin per Mail angefragt werden kann (Terminvergabe Ausländerbüro). Per Mail oder über ein Kontaktformular kann theoretisch auch der Sachstand laufender Verfahren abfragt werden. Zielführende Antworten bekommen die Antragsteller aber eher selten, dafür eine Mail, man solle wegen des hohen Arbeitsaufkommens von Sachstandsnachfragen absehen. Bei Bearbeitungsdauern von über einem Jahr dürfte das Amt in Sachstandsanfragen ersticken.

Unnötig Mehrarbeit

Die überlangen Bearbeitungszeiten führen auch dazu, dass in Aufenthaltsverfahren, wenn das Datum für einen Aufenthalt abläuft, ein Antrag für eine Fiktionsbescheinigung gestellt werden muss, um das Recht auf Aufenthalt zu verlängern, bis über den eigentlichen Antrag entschieden wird. Für das Ausländerbüro bedeutet auch das zusätzliche Verfahren und zusätzliche Arbeit.

Teilweise müssen die Antragsteller*innen eingereichte Belege wie Einkommensbescheinigungen ein zweites Mal vorlegen, weil die Bearbeitungszeiten so lange dauern, dass zunächst eingereichte Unterlagen schon veraltet sind, wenn endlich der Zeitpunkt gekommen ist, zu dem entschieden werden soll. Auch das führt sowohl bei den Kunden wie den Beschäftigten des Ausländerbüros zu überflüssiger Mehrarbeit.

Ein weiteres Problem, dass die Kunden des Ausländerbüros beklagen, ist, dass Mitarbeiter*innen des Ausländerbüros zwar in der Regel höflich sind, aber teilweise nicht Englisch sprechen können, bzw. sich weigern auf Englisch zu kommunizieren. Daher beschäftigt zum Beispiel die Ruhr-Universität (RUB) Mitarbeiter*innen, die ausländische Studierende, Lehrende und Forschende bei ihrem Gang zum Ausländerbüro begleiten um dort zu dolmetschen. So wird ein Teil der Arbeit, den eigentlich das Ausländerbüro zu leisten hätte, auf andere verlagert.

Die untragbaren Zustände führen darüber hinaus zu amtlichen Beschwerdeverfahren, Briefen an den Oberbürgermeister, die Politik und die Presse. Auch zur Bearbeitung dieser Verfahren und Briefe sowie für Stellungnahmen durch die städtische Pressestelle wird unnötig Arbeitszeit aufgewendet.  

Antragsteller*innen werden verunsichert und leben im Ungewissen

Die Kunden des Ausländerbüros fühlen sich schlecht behandelt. Die Verfahren kommen nicht voran. es besteht völlige Ungewissheit, in welchem Stand das Verfahren sich befindet, wie lange es noch dauert und teilweise auch wie es ausgeht. Wenn es um Aufenthalte oder Arbeitsgenehmigungen geht, führen solche Situationen bei den Antragsteller*innen zu Zukunftsangst. Sie wissen nicht, wann und wie es in ihrem Leben weiter geht.

Die Kommunikation ist schlecht, es kommt zu Missverständnissen, viele Verfahrensschritte können nicht nachvollzogen werden. Menschen können ihre neue Arbeit nicht annehmen, weil die Verfahren beim Ausländerbüro nicht vorankommen und die erforderliche Arbeitserlaubnis oder der Aufenthaltstitel fehlt. Manche Arbeitgeber sind bereit, die durch das Ausländerbüro verursachten Verzögerungen hinzunehmen. In anderen Fällen besteht diese Bereitschaft nicht. zugesicherte Beschäftigungszusagen werden zurückgenommen. Den Unternehmen in der Stadt fehlen Fachkräfte, die schnelle Einstellung scheitert am Ausländerbüro. Die Kunden sind verunsichert, können nicht verstehen, warum die Bearbeitungszeiten so endlos lange dauern und fühlen sich schikaniert. Entsprechend kommt es im Amt zu unschönen Auseinandersetzungen zwischen Antragsteller*innen und städtischen Beschäftigten. Die unorganisierte “Terminvergabe” tut ein Übriges. Die Mitarbeiter*innen bekommen den Frust ab, der durch die schlechte Organisation des Amtes verursacht wird.

Die Stimmung im Amt ist schlecht. Der Aktenstau führt zu ständiger Arbeitsüberlastung. Viele Beschäftigte wollen weg. Ständig sind Stellen für Monate unbesetzt. Die Verwaltung schafft es nicht ausscheidende Beschäftigte nahtlos durch neue zu ersetzen. Durch die hohe Fluktuation müssen ständig neuen Mitarbeiter*innen eingearbeitet werden. Nach drei Jahren Land unter im Ausländeramt ist die Geduld bei den meisten erschöpft. Dieser Zustand ist für die Motivation der Mitarbeiter*innen abträglich. Entsprechend konnte der Arbeitsrückstand in 3 Jahren nur von über 5.300 auf 4.000 Fälle reduziert werden (WAZ vom 04.05.21, WAZ vom 07.07.2022).
 
Der Skandal: Auch nach 3 Jahren bekommt die Verwaltung die Zustände nicht in den Griff

Das Organisationsversagen der Verwaltung besteht gleich in zweierlei Hinsicht. Zum einen stellt sich die Frage wie es überhaupt zu diesem immensen Arbeitsstau kommen konnte. Zwar war das Ausländerbüro 2020 über einige Monate wegen Corona für den Publikumsverkehr geschlossen, gleichzeitig aber gab es gemäß Haushaltsplan 2020 (Haushalt 2022) auch deutliche weniger Vorgänge (-4.659). Zum zweiten fragt sich, wieso es in drei Jahren nicht gelang, das Chaos zu beenden. Insbesondere dieser Umstand ist inakzeptabel.

Respekt für die Belange der Antragsteller*innen fehlt

Die Situation im Ausländerbüro zeigt exemplarisch, dass nicht ein reibungsloser und effizienter Service für die Einwohner und Einwohnerinnen zentrales Ziel der Verwaltungsorganisation ist, sondern das Wohl der Beschäftigten als vorrangig angesehen wird. Der Oberbürgermeister fordert auf großen Plakaten im ganzen Rathaus Respekt für die Beschäftigten. Das Umgehen mit den Einwohner*innen, ist wie hier im Ausländerbüro teilweise jedoch nicht von Respekt für die Belange der Antragsteller*innen geprägt. Eine respektvolle Behandlung der Menschen bedeutet, man erkennt ihre Bedürfnisse an und wird ihnen gerecht. Sowohl die Bearbeitungsdauern wie der Umgang mit den Kunden lassen diesen Respekt jedoch vermissen.

Die untragbaren Zustände sind umgehend zu beenden

Wenn die Verwaltung es in drei Jahren nicht schafft, die entsprechenden Zustände zu beenden, dann ist neben Unvermögen auch mangelnder Wille im Spiel, das Erforderliche zu tun, um die Situation in den Griff zu bekommen. Insbesondere wäre es nötig in einer konzertierten Aktion, unter Einbeziehung von Wochenenden mit Hilfe von Verwaltungsmitarbeiter*innen, die vormals im Ausländerbüro gearbeitet haben sowie – sofern möglich – mit Hilfe von Beschäftigten aus Ausländerbüros anderer Ruhrgebietsstädte, den wesentlichen Teil der Arbeitsrückstände schnellst möglich aufzuarbeiten.

Auf Dauer scheint es erforderlich die Zahl der Stellen im Ausländeramt zu erhöhen. So lange es nicht möglich ist freiwerdende Stellen nahtlos neu zu besetzen, ist ein Überhang an Beschäftigten notwendig, der das beständige Defizit an unbesetzten Stellen ausgleichen kann.

Damit es in Zukunft nicht zu erneuten Arbeitsrückständen kommt, muss zudem ein Frühwarnsystem eingerichtet werden, das sicherstellt, dass zukünftig rechtzeitig gehandelt wird, wenn es Anzeichen für eine Überlastung des Amtes gibt. Auch wäre es hilfreich, Beschäftigte vorzuhalten, die im Falle von Notsituationen schnell von ihren aktuellen Stellen umgesetzt werden können, um das Ausländeramt zeitweise zu verstärken. Daneben ist es grundsätzlich erforderlich sämtliche Arbeitsabläufe zu überprüfen und zu optimieren. Die könnte mit der Hilfe des Rechnungsprüfungsamtes erfolgen. Ebenso wäre zu überlegen, ob eine externe Verwaltungsberatung in Anspruch genommen werden sollte.

Willkommenskultur darf nicht nur eine Phrase sein

Die aktuelle Situation ist ebenfalls schlecht für das Image der Stadt. Hochqualifizierte Menschen, die aus allen Teilen der Welt kommen, um in Bochum zu arbeiten, zu studieren oder zu forschen, werden durch dysfunktionale Zustände in der städtischen Bürokratie abgeschreckt hier zu bleiben und zu arbeiten. Bei dem bestehenden Fachkräftemangel sollte man meinen, dass sich die Stadt jede erdenkliche Mühe gibt, Menschen schnell und reibungslos zu einer Arbeitserlaubnis, einem Aufenthaltstitel oder der beantragten Einbürgerung zu verhelfen. Denn eine gut organisierte, zügige Antragsbearbeitung im Ausländerbüro stellt auch ein wichtiges Zeichen in Sachen städtischer Willkommenskultur dar. Schlechte Erfahrungen mit der Arbeitsweise der städtischen Verwaltung hinterlassen dagegen nachhaltig einen schlechten Eindruck von der Stadt.

Letztlich zeigen die Zustände im Ausländerbüro, dass in der Verwaltung noch nicht überall verinnerlicht wurde, dass die Stadt Vorreiter im modernen Stadtmanagement sein will und dass der Respekt vor den Bedürfnissen der Einwohner*innen den gleichen Stellenwert genießen sollte wie der gegenüber den Beschäftigten.